Papierlose Rechnungen
Seit August 2010 erhalten Sie Ihre Rechnung von uns digital
Seit August 2010 ist es soweit. Die OpenStorage AG Deutschland hat ihren Rechnungsversand umgestellt. Statt wie bisher Rechnungen per Post zu versenden, werden wir in Zukunft unsere Rechnungen per E-Mail als PDF-Datei mit geprüfter qualifizierter elektronischer Signatur versenden.
Was wir davon haben?
Wir sparen Zeit, Geld und schonen die Umwelt.
Zeit, während der wir uns noch intensiver um unsere Kunden, also um Sie, kümmern können.
Geld, das wir in Form von verbesserten Konditionen und weiteren Aktionen an Sie weitergeben können.
Umweltschutz gehört für die OpenStorage AG schon immer zu den wichtigen Themen.
Aber viel wichtiger ist: was haben Sie davon?
Das per E-Mail an Sie geschickte PDF enthält eine lesbare Darstellung der Rechnungsinhalte und das Prüfprotokoll sowie einen mehrdimensionalen Barcode. Dieser Barcode enthält die elektronische Signatur und die Angaben der Rechnung und stellt den eigentlichen elektronischen Beleg dar. Er dient als vollwertiger Ersatz zur Papierrechnung und ist damit uneingeschränkt vorsteuerabzugsberechtigt.
Warum ist der Status "geprüft" so wichtig?
Viele andere Lieferanten versenden ihre E-Rechnungen nur mit qualifizierter elektronischer Signatur. Das heißt, dass Sie aufgrund gesetzlicher Vorschriften die Unversehrtheit und Herkunft dieser Signatur zu überprüfen haben. Dies bedeutet dann in der Regel für jede Rechnung einen manuellen Bearbeitungsschritt mittels einer zu installierenden Software oder eines Prüfdienstes.
Bei unserer Lösung ist die Signaturprüfung bereits vorgenommen: Unser Dienstleister First Businesspost bringt die qualifizierte Signatur in unserem Auftrag an und prüft anschließend als besonderen Service für Sie die Signatur und erzeugt ein Signaturprüfprotokoll. Durch die qualifizierte Signatur und die dann folgende Signaturprüfung erfüllen wir alle derzeit bestehenden gesetzlichen Pflichten des Rechnungsausstellers, um einen späteren Vorsteuerabzug bei Ihnen vorzubereiten.
Sie können die E-Rechnung natürlich selbst noch einmal prüfen, müssen dies aber nicht mehr tun.
Die bei Ihnen eingehenden PDF’s können Sie als Datei in elektronischer Form oder auch in ausgedruckter Form archivieren. Falls eine Prüfung der Signatur erforderlich sein sollte (z. B. im Rahmen einer Steuerprüfung), ist eine erneute Überprüfung der Signatur jederzeit möglich. Dazu wird entweder die PDF-Datei oder die gescannte Barcode-Seite in eine XML-Datei mit den Rechnungsdaten und ein erneutes Signatur-Prüfprotokoll umgewandelt. Unser Dienstleister bietet Ihnen diesen Service kostenlos an. Nutzen Sie hierzu folgende URL:
http://www.first-businesspost.com/www/html/homepage.html
Klicken Sie dann im Menü auf CMS-Server.
Als E-Mail versendete Rechnungen landen im Regelfall direkt beim richtigen Empfänger. Dadurch ist eine schnellere Rechnungsprüfung möglich. Rechnungen kommen schneller in die Buchhaltung, Skontovorteile können ausgenutzt werden.
Mit der Zeitersparnis einher geht natürlich auch eine Kostenersparnis. Denn wir alle wissen ja: Zeit ist Geld.
Und auch Sie tun etwas für die Umwelt. Mit dem Verzicht auf Papierrechnungen helfen Sie uns, wertvolle Ressourcen zu schonen und den CO2-Ausstoß zu vermindern, der durch die Zustellung im Postauto anfallen würde.
Für Rückfragen steht Ihnen Herr Kreusel gerne zur Verfügung. Telefon (06 11) 9 28 89-43
